(趣旨)

第1条　この規程は、文書事務の適正な処理及び能率的な運営を図るため、別に定めるもののほか、その取扱基準に関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この規程において「文書」とは、本庁において収受し、発送し、保管し、又は保存するすべての文書をいう。

(文書の種類)

第3条　文書の種類は、次のとおりとする。

(帳票等)

第4条　文書事務の取扱いに必要な帳票及び印並びに管理課は、次の表のとおりとする。

(到達文書)

第5条　本庁に到達した文書等(小包を含む。)は、総務課において収受し、次の方法により処理しなければならない。

(収受すべきでない文書)

第6条　本庁に到達した文書で収受すべきでないものについては、総務課において返送その他必要な処置をとらなければならない。

(郵便料金の未払等)

第7条　郵便料金の不足又は未払の文書は、官公署から発送されたもの又は総務課長が必要と認めたものに限り、その不足又は未払の料金を支払い、これを収受することができる。

(収受の手続を経ない文書)

第8条　主務課長において第5条の規定による処理をしていない文書を受け取ったときは、直ちに当該文書を総務課に送付し、同条の規定による処理を受けなければならない。ただし、軽易な定例文書又は処理経過を必要としない文書で総務課長が認めるものについては、この限りでない。

(電話等による受理)

第9条　電話又は口頭により受理した事項のうち、重要なものについては、その要旨を電話(口頭)受理票に記載して処理しなければならない。

(処理の方法)

第10条　文書の配布を受けた課長は、速やかにこれを処理しなければならない。

(起案の方法)

第11条　文書の起案は、起案書を用いて、次に掲げるところにより行わなければならない。

(合議)

第12条　起案書の内容が他の部課に関係のある場合には、その部課に合議しなければならない。

(協議)

第13条　前条の規定により合議を受けた場合において、意見を異にするときは、お互いに協議し、なお、協議が整わないときは、上司の決裁を受けなければならない。

(総務部長への合議)

第14条　次に掲げる起案書案は、総務部長に合議しなければならない。ただし、総務部長の指定するものについては、この限りでない。

(決裁区分の表示)

第15条　主務課長は、起案書の内容が市長の決裁を要するものであるときは「甲」の表示を、副市長の専決事項であるときは「乙」の表示を、部長の専決事項であるときは「丙」の表示を、課長の専決事項であるときは「丁」の表示を当該起案書の決裁区分欄に記載しなければならない。

(後閲)

第16条　上司不在のため代決したときにおいて、特に重要又は異例と認めるものは、代決者において「後閲」と明記し、起案者は上司在庁の際、その文書を後閲に供さねばならない。

(決裁文書の取扱い)

第17条　市長及び副市長の決裁済文書は、総務課において主務課へ回付しなければならない。ただし、意見の付いた文書は、総務課を経て主務部長へ回付するものとする。

(印刷等)

第18条　決裁を受けた文書(以下「原議」という。)で、印刷を要するものは、総務課において行う。

(施行文書)

第19条　起案書で決裁が下り施行するための文書(以下「施行文書」という。)のうち送付を要するものは、その本文の末尾に主務部課係名を括弧を付して表示しなければならない。ただし、条例、規則、告示、表彰状その他これらに類するものについては、この限りでない。

(文書記号及び番号)

第20条　前条本文に規定する文書は、部課ごとに文書記号及び文書番号を付して文書番号簿に記載するものとする。ただし、次に掲げる文書については、この限りでない。

(法規文書等の記号及び番号)

第21条　法規文書、公告文書及び令達文書(指令を除く。)は、その種別ごとに記号及び番号を付け、令達番号簿に記載するものとする。

(指令文書)

第22条　令達文書中指令文書は、「北斗市指令第　号」の記号を用い、暦年ごとの一連番号を付し、指令番号簿に記載するものとする。

(公印の押印)

第23条　第19条に規定する文書は、公印を押印しなければならない。ただし、次に掲げる文書については、この限りでない。

(発送を要する文書等の取扱い)

第24条　発送を要する文書等は、次により取り扱わなければならない。

(ファイリング・システム)

第25条　文書事務の能率向上を図るため、ファイリング・システム(以下「システム」という。)を用いる。

第26条　システムによる文書の取扱いは、要領に従って、正確で速やかに処理し、常に整備して事務能率の向上を図るよう努めなければならない。

第27条　システムの対象外となる文書の保管、保存及び廃棄等の事務処理については、総務課長の指示するところによる。

(文書取扱員)

第28条　部課長は、文書取扱員を指名し、当該部課における次に掲げる事務を処理させるものとする。

(文書取扱員会議)

第29条　総務課長は、必要がある場合、文書取扱員会議を招集し、文書事務の連絡調整を図るものとする。

(勤務時間外の取扱い)

第30条　勤務時間外に到達した文書は、北斗市処務規程(平成18年北斗市訓令第1号)第27条の規定により処理しなければならない。

(完結文書)

第31条　文書の処理が完結したときは、別に定める北斗市文書編集保存規程(平成18年北斗市訓令第12号)により処理しなければならない。

(発信者)

第32条　文書の発信者名は、市長名を用いなければならない。ただし、軽易なものについては、その性質に応じ、副市長名、部長名、室長名及び課長名を用いることができる。

(支所への適用)

第33条　支所における文書事務の取扱いは、この規程の例によるものとし、各条項の具体的適用については、総務部長と協議の上でこれを行うものとする。