(趣旨)

第1条　この規程は、北斗市議会事務局(以下「事務局」という。)の組織、事務処理、職員の服務等に関し必要な事項を定めるものとする。

(組織)

第2条　事務局に庶務係、議事係を置く。

(事務局の職員)

第3条　事務局に事務局長(以下「局長」という。)、次長、係長及び次の職員を置くことができる。

(職務)

第4条　局長は、議長の命を受け、議会の事務を掌理し、所属職員を指揮監督する。

(事務分掌)

第5条　議会の事務分掌は、次のとおりとする。

(特定事務の分掌)

第6条　局長は、前条の規定にかかわらず、特定の事務について分掌を定めることができる。

(決裁)

第7条　議会の事務は、局長を通じ議長の決裁を受けなければならない。ただし、軽易な事項についてはこの限りでない。

(専決事項)

第8条　局長は、次に掲げる事項を専決することができる。

(事務の代決)

第9条　前条に掲げるもののほか、急を要する事務処理については、局長において代決することができる。

(文書の後閲)

第10条　前条の規定により代決した事項は、代決者がその文書に後閲の印を押さなければならない。ただし、代決者において軽易な事項であってその必要がないと認めたものは、この限りでない。

(文書の収受及び配布)

第11条　事務局に到着した文書(電報を含む。以下同じ。)は、すべて庶務係において、次により収受配布しなければならない。

(電話等による受理)

第12条　電話又は口頭により受理した事項のうち、重要なものについては、その要旨を電話(口頭)受理票(様式第2号)に記載して、処理しなければならない。

(訴訟、訴願、異議申立て等の収受)

第13条　訴訟書、訴願書、異議申立書その他収受の日時が権利の消長に関係ある文書は、その封筒に収受の日時を記入し、取扱者がこれに印を押して、その文書に添付しておかなければならない。

(文書の処理)

第14条　文書の配布を受けた職員は、即日これを処理しなければならない。

(文書の記号番号)

第15条　発送文書には、「北斗市議」の文書記号を付さなければならない。ただし、軽易な文書については、この限りでない。

(公印の押印)

第16条　発送文書には、公印を押印しなければならない。ただし、軽易な文書は、公印を省略することができる。

(文書の保存)

第17条　文書の保存年限は、次のとおりとし、その細目については、北斗市文書編集保存規程(平成18年北斗市訓令第12号)の例による。

(身分等の取扱い)

第18条　職員の給与、旅費、勤務時間その他の勤務条件及びその他身分の取扱いについては、市長部局の職員の例による。

(欠勤の届出)

第19条　病気その他自己のため欠勤し、遅刻し、又は早退しようとする者は、次長にあっては局長に、係長以下の職にある者にあっては次長にその旨を届け出なければならない。

(外出の許可)

第20条　職員が執務時間中に一時外出しようとするときは、次長にあっては局長に、係長以下の職にある者にあっては次長にその旨を届け出て、その許可を受けなければならない。

(文書の発表)

第21条　文書は、上司の許可なく他に示し、又は謄写させてはならない。

(出張命令)

第22条　職員の出張は、旅行命令簿をもって命じ、出張を終えて帰庁した者は、直ちに復命しなければならない。ただし、軽易な事項については、口頭をもって復命することができる。

(転退職の場合における事務引継)

第23条　職員が転職し、又は退職する場合は、後任者に担当事務の目録を作成して引継ぎをするとともに、これに連署の上、上司に届け出なければならない。

(公印)

第24条　議会の公印は、北斗市議会印、北斗市議会議長印、北斗市議会委員長印、議会事務局長印とし、公印の管理に関する事項は、別に定める。

(その他)

第25条　この規程に定めるもののほか、事務処理その他については、市長部局の例による。