北斗市個人情報保護事務取扱要綱

○北斗市個人情報保護事務取扱要綱

平成18年2月1日

訓令第18号

第1　趣旨

この要綱は、別に定めがある場合を除き、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)及び北斗市個人情報の保護に関する法律施行条例(令和5年北斗市条例第1号。以下「条例」という。)の施行に関し、北斗市個人情報の保護に関する規則(令和5年北斗市規則第9号。以下「規則」という。)に定めるもののほか、個人情報の保護に関する事務の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。

第2　個人情報保護の窓口

1　公開窓口の設置

個人情報保護に係る事務を行うため、総合公開窓口(以下「総合窓口」という。)を設置する。

2　総合窓口で行う事務

(1)　個人情報保護に係る相談及び案内に関すること。

(2)　個人情報保護に係る事務についての連絡調整に関すること。

(3)　個人情報を取り扱う事務(以下「個人情報取扱事務」という。)の開始、変更及び廃止の届出の受付に関すること。

(4)　個人情報の目的外利用又は外部提供の届出に関すること。

(5)　実施機関の開示請求、訂正等の請求及び利用停止請求(以下「開示請求等」という。)の受付に関すること。

(6)　実施機関の是正の申出の受付に関すること。

(7)　実施機関の個人情報の開示の実施場所の提供及び立会いに関すること。

(8)　実施機関の個人情報の開示請求等の決定に係る審査請求書の受付に関すること。

(9)　実施機関の個人情報の検索資料の整理及び閲覧に関すること。

(10)　実施機関の個人情報の写しの作成及び送付に要する費用の徴収に関すること。

(11)　北斗市個人情報保護審査会の事務処理に関すること。

3　所管課で行う事務

(1)　開示請求等に係る個人情報の検索及び特定に関すること。

(2)　開示請求等の形式要件の審査(開示請求等に係る個人情報が記録された公文書の存在及び請求者が本人又は法定代理人若しくは任意代理人(以下「代理人等」という。)であることの有無等の確認)に関すること。

(3)　個人情報の開示請求等の決定及びその通知に関すること。

(4)　市以外のものからの意見聴取及び開示請求等の決定の場合の通知に関すること。

(5)　個人情報の開示請求等に係る実施(開示の決定をした個人情報の総合窓口への搬入及び当該個人情報の写しの作成、送付等を含む。)に関すること。

(6)　個人情報の開示請求等の決定に係る審査請求書の処理に関すること。

(7)　審査請求事案の北斗市行政不服審査会(以下「審査会」という。)への諮問に関すること。

(8)　審査請求についての裁決及びその通知に関すること。

第3　個人情報取扱事務の届出

個人情報取扱事務の開始、変更又は廃止の届出に係る事務は、次により行うものとする。

1　個人情報取扱事務の届出の手続

(1)　所管課は、個人情報取扱事務の開始又は変更をしようとするときは、あらかじめ、個人情報取扱事務(開始・変更)届(規則様式第1号)を、廃止したときは、遅滞なく、個人情報取扱事務廃止届(規則様式第2号)を総合窓口に提出するものとする。

(2)　複数の課等に共通する事務については、当該事務を取りまとめる主管課を担当課とする。

2　開始の届出に係る処理

個人情報取扱事務の開始の届出を受けた総合窓口は、次の事務を行うものとする。

(1)　個人情報取扱事務開始届(以下「開始届」という。)の内容を確認し、必要に応じて所管課と協議する。

(2)　開始届の内容を記載した個人情報取扱事務台帳(以下「台帳」という。)及び個人情報取扱事務目録(以下「目録」という。)を作成する。なお、目録は少なくとも毎年度1回作成し、閲覧に供するものとする。

3　変更の届出に係る処理

個人情報取扱事務の変更の届出を受けた総合窓口は、次の事務を行うものとする。

(1)　個人情報取扱事務変更届(規則様式第1号。以下「変更届」という。)の内容を確認し、必要に応じて所管課と協議する。

(2)　変更届により内容を修正した台帳及び目録を作成する。なお、目録は、総合窓口において閲覧に供するものとする。

4　廃止の届出に係る処理

個人情報取扱事務の廃止の届出を受けた総合窓口は、次の事務を行うものとする。

(1)　個人情報取扱事務廃止届(以下「廃止届」という。)の内容を確認し、必要に応じて所管課と協議する。

(2)　廃止届の個人情報取扱事務に係る台帳及び目録に事務廃止届出日を記載する。なお、目録は総合窓口において閲覧に供するものとする。

第4　目的外利用等の報告

個人情報の目的外利用又は外部提供(以下「目的外利用等」という。)の届出は、次により行うものとする。

1　目的外利用等の届出の手続

(1)　所管課は、個人情報を目的外利用等させたときは、速やかに、個人情報目的外利用等届(規則様式第3号)を総合窓口に提出するものとする。ただし、当該目的外利用等と同種の目的外利用等が経常的に行われるときは、全体を1つの目的外利用等とみなして、その都度の報告は行わないものとする。

(2)　目的外利用等の開始の届出は、当該届出の前に個人情報を目的外利用する、又は外部提供を受ける課の開始届が提出されていなければならないものとする。

(3)　所管課は、経常的に目的外利用等する場合において、当該目的外利用等を変更し、又は終了したときは、目的外利用等の変更又は終了の報告を総合窓口にするものとする。

2　目的外利用等の届出に係る処理

個人情報の目的外利用等の届出を受けた総合窓口は、次の事務を行うものとする。

(1)　個人情報目的外利用等届の内容を確認し、必要に応じて、所管課と協議するものとする。

(2)　目的外利用等の届出の事務に係る台帳及び目録に、その旨を記載するものとする。

(3)　目的外利用等の届出を総合窓口において、閲覧に供するものとする。

第5　削除

第6　個人情報の開示請求に係る事務

1　相談及び案内

(1)　来庁者のニーズの把握

総合窓口では、窓口職員が面談により、来庁者の求めている情報について、その所在が検索できる程度に内容を具体的に把握するものとする。

(2)　情報の所在の確認

窓口職員は、台帳又は総合窓口に備え置く目録等の検索資料により、所管課を調査し、電話照会等により当該情報の所在を確認するものとする。

(3)　対応の選択

総合窓口では、来庁者の求めている情報の内容について、次のいずれの方法で対応するのが最も適当かを判断するものとする。

ア　情報提供

来庁者の求めている情報の内容が、行政資料、刊行物等による情報提供で対応できる場合は、その情報提供で対応する。

イ　他の制度の利用

法令又は他の条例の規定により、閲覧、縦覧又は写しの交付の手続が定められている場合及び図書館等において一般の利用に供している公文書により対応できる場合は、この条例は適用せず、開示請求等は受け付けないので、その旨を来庁者に説明し、当該事務の担当課などの案内を行う。

ウ　個人情報の開示請求等

「2　総合窓口における開示請求等の受付」に定めるとおり対応する。

(4)　個人情報の検索

総合窓口では、来庁者の相談の内容が個人情報の開示請求等として対応すべきものであるときは、求められている内容が記載されている公文書(以下「対象公文書」という。)の検索に必要な事項を十分に把握するとともに、検索資料による検索又は所管課との連絡などにより、請求者が開示請求等をする上で有用な情報を提供するよう努めるものとする。

(5)　所管課等における相談等

所管課に直接個人情報保護に関する相談があった場合には、所管課は、情報提供で対応できる場合を除き、総合窓口への案内を行うなど適切な対応に努めるものとする。

2　総合窓口における開示請求等の受付

請求者が法第76条に規定する本人又は代理人等であることを確認した上で、個人情報保護制度で対応すべきであると判断される場合においては、総合窓口は、次により事務を処理するものとする。

(1)　対象公文書の特定

ア　総合窓口は、請求者との応対により、請求の内容を確定した後、検索資料により、所管課を選定し、当該所管課の個人情報保護主任等と連絡をとった上で、対象公文書を検索、特定するものとする。

なお、対象公文書の特定に当たっては、開示請求等受付後に当該請求に係る個人情報が不存在であることが判明することのないよう、所管課と十分連絡をとるとともに、原則として、所管課の職員(個人情報保護主任又は担当職員)の立会いを求めるものとする。

イ　所管課の個人情報保護主任又は担当職員の不在等により、対象公文書を特定することができない場合は、請求者にその旨を告げた上で、総合窓口において、いったん開示請求等を受け付けるものとする。

ウ　総合窓口において対象公文書を特定する段階で、次のような場合については、請求者に対し、請求に応じられない旨を説明するとともに、原則として開示請求等を受け付けないものとする。なお、他の方法により、請求の趣旨に沿った情報の提供が可能なものについては、その旨を説明するものとする。

(ア)　対象公文書の不存在が判明した場合

(イ)　法第60条第1項に規定する行政文書等に該当しない場合

(2)　個人情報の開示請求等の方法

ア　総合窓口への提出による場合

個人情報の開示請求等は、請求権者が、原則として、規則第5条に定める個人情報開示請求書(規則様式第4号)等、各実施機関が定める所定の様式(以下「請求書」という。)に必要事項を記載し、総合窓口へ提出することにより行うものとする。

(ア)　口頭又は電話による場合

法第77条第1項が請求書の提出を義務付けていることから、口頭又は電話による開示請求等は認めないものとする。

(イ)　請求者が身体障害等で請求書に記載することが困難な場合

聞取りをした窓口職員が請求内容等を代筆するものとする。

イ　郵送による場合

必要事項が記載され、対象公文書が特定できれば、所定の様式でなくても、受け付けるものとする。

ウ　ファクシミリ又は電子メールによる場合

ファクシミリ又は電子メールによる開示請求等については、誤送信の危険があり、また、到達の確認手段が確立していないことから、認めないものとする。

(3)　請求書の受付に当たっての留意事項

ア　開示請求等は、原則として、対象公文書1件につき1枚の請求書により行うものとする。

ただし、同一人から同一の所管課に係る同一内容の複数の対象公文書の開示請求等があった場合は、請求書の「個人情報の件名又は内容」欄に記入することができる範囲内で、1枚の請求書による複数の請求を認めるものとする。

イ　開示請求等の手続は、本人が行うことを原則とするが、証明する書類の提出があった場合は、代理人等により行うことができる。

ウ　未成年者による開示請求等があった場合も、原則として単独での請求を認めるものとする。

ただし、次のような場合は、親権者等法定代理人の同意書が必要であることを、未成年者に説明するものとする。

(ア)　中学生以下の場合であって、制度の趣旨、内容等について十分な理解が得難いと認められるとき。

(イ)　個人情報の写しの交付に要する費用負担が多額になるとき。

(4)　本人又は代理人等の確認

法第77条第2項に規定する本人又は代理人等(以下「本人等」という。)であるかどうかの確認は、次により行うものとする。

ア　本人の確認のため必要な書類

(ア)　運転免許証

(イ)　旅券

(ウ)　健康保険・国民健康保険等の被保険者証など

イ　代理人等の確認のため必要な書類

(ア)　運転免許証

(イ)　旅券

(ウ)　健康保険・国民健康保険等の被保険者証

(エ)　戸籍抄本等その他法定代理人等の資格を証明するもの(法定代理人の場合)

(オ)　委任状(任意代理人の場合)

ウ　提出書類の確認等

請求者から提示された書類により、個人情報の本人等であることを確認した場合は、本人等の了承を得た上で、できる限り提示された書類の写しを取り、個人情報の本人等を確認する資料とする。

(5)　訂正等の請求に係る事実関係を証明する書類の提出

訂正等の請求の場合、訂正等を求める内容が事実に合致することを証明する資料の提出又は提示が必要であることを説明し、当該資料等の提出又は提示を求めるものとする。提示を求めた場合は、原則として請求者の了承を得た上で、その写しを取り、請求書に添付するものとする。

(6)　請求書の記載事項の確認

総合窓口では、請求書の提出があった場合は、次の事項について確認するものとする。

ア　「住所」欄

本人等の住所が記載されていること。

イ　「氏名」欄

本人等の氏名が記載されていること。なお、押印は要しないものとする。

ウ　「電話番号」欄

本人等に迅速かつ確実に連絡するため、自宅、勤務先等の電話番号が記載されていること。

エ　「個人情報の件名又は内容」欄

請求しようとする個人情報の件名又は知りたい事項の内容が、対象公文書を特定できる程度に具体的に記載されていること。

オ　「開示の区分」欄

請求者の希望する開示の方法(閲覧又は写しの交付)が記載されているか、また、郵送を希望する場合、その旨が記載されているかを確認する。

カ　「個人情報の訂正等を求める内容」欄

個人情報のどの部分をどのように訂正等するのかが具体的に分かるように記載されていること。

なお、当該請求が事実に誤りがあると認める個人情報についての訂正等を求める内容でないときは、事実に誤りがある個人情報についてのみ請求できることを説明するものとする。

キ　「備考」欄

請求書を受け付けた年月日、決定期間満了日(開示請求等の受付年月日から起算して、開示の場合は15日目の年月日を、訂正等又は利用停止の場合は30日目の年月日)を記載すること。

また、請求者が本人等であることを確認した旨又は書類の具体的名称を記載するものとする。

(7)　請求書の補正

ア　来庁の場合

請求書の記載欄に、空欄、不鮮明及び意味がわかりにくい箇所がある場合には、総合窓口の職員は、請求者に対して、その箇所を訂正し、又は補筆するよう求めるものとする。

なお、請求書に記載された事項のうち、明らかな誤字、脱字等軽微な不備については、総合窓口の職員が、職権で補正できるものとする。

イ　郵送等の場合

(ア)　請求書の記載事項に不備がある場合等、形式上の要件に適合しない開示請求等があった場合は、総合窓口の職員(所管課が判明するときは所管課の職員)は、速やかに、請求者に対し、相当の期間を定めて当該開示請求等の補正を求めるものとする。

なお、請求書に記載された事項のうち、明らかな誤字、脱字等軽微な不備については、職員が、職権で補正できるものとする。

(イ)　相当の期間を定めて補正を求めたにもかかわらず、当該期間を経過しても補正されない場合は、当該請求に対し、不開示決定、訂正等をしない旨の決定又は利用停止しない旨の決定(以下「不開示決定等」という。)をすることができる。なお、請求者が補正を行うために更に時間を必要とする場合まで、不開示決定等を行わなければならないものではない。

(ウ)　補正を求めた場合の個人情報の開示、訂正等又は利用停止(以下「開示等」という。)をするかどうかの決定期間は、補正され、形式上の要件に適合した請求書を受け付けた日から起算して、開示の場合は15日以内に、訂正等又は利用停止の場合は30日以内にしなければならない。

(8)　請求書を受け付けた場合の請求者への説明

総合窓口では、請求書を受け付けた場合は、当該請求書に受付日付印を押印し、その写し及び開示の場合にあっては、個人情報の開示等を求められた方へ(様式第1号)を請求者に交付(又は送付)するとともに、次の事項について説明(送付する場合を除く。)するものとする。なお、請求書の写しは、総合窓口及び請求者用の2部を作成するものとする。

ア　個人情報の開示等は、開示等の決定に日数を要するため、原則として受付とは同時に行われないこと。

イ　対象公文書の開示等の決定は、請求があった日から起算して、開示の場合は15日以内に、訂正等又は利用停止の場合は30日以内に行い、結果は速やかに請求者に通知されること。

ウ　やむを得ない理由により、開示の場合は15日以内に、訂正等又は利用停止の場合は30日以内に決定を行うことができない場合は、その期間について、開示の場合は45日以内を、訂正等又は利用停止の場合は60日以内を限度として延長することがあり、この場合には、請求者に書面により通知されること。

エ　開示請求に係る個人情報が著しく大量であるため、開示請求があった日から、45日以内にそのすべてについて開示等の決定をすることにより事務の遂行に著しい支障が生ずるおそれがある場合は、当該請求に係る個人情報を45日以内に開示の決定をする部分とそれ以後に開示の決定をする部分に分割することがあり、この場合には、請求者に書面により通知されること。

オ　個人情報の開示を実施する場合の日時及び場所等は、前記イの書面で指定すること。

カ　個人情報の写しの交付を希望する場合は写しの作成に要する費用を、写しの郵送を希望する場合は郵送に要する費用もあわせて、請求者が負担し、前納する必要があること。

キ　請求書の受付時に対象公文書が特定できなかったなどの場合において、受付後に対象公文書が不存在であることなど形式的要件の不備が判明したときは、開示請求等に対し、不開示決定等を行うこと。

(9)　受付後の請求書の取扱い

ア　総合窓口は、受け付けた請求書の原本とともに、個人情報開示請求等処理簿(様式第2号。以下「処理簿」という。)を直ちに所管課へ送付するものとする。

イ　所管課は、請求書が法第77条第1項に規定する形式的要件を満たしていることを確認した上、文書取扱規程に基づき収受の手続を行うものとする。

(10)　処理簿への記載

所管課の個人情報保護主任は、総合窓口から処理簿の送付を受けたときは、当該処理簿に必要事項を記載して、「決定の内容」欄の記入が終了した時点で、総合窓口まで返送するものとする。また、所管課は、常に処理経過等が把握できるように、当該処理簿の写しを保管しておくものとする。

3　請求書の形式要件審査

(1)　請求書の形式要件審査

所管課は、当該請求書が形式的要件を具備していること、とりわけ開示請求等に係る対象公文書が存在していること及び請求者が本人等であることを必ず確認するものとする。

(2)　形式的要件を満たしていないもの(補正を求める場合を除く。)

所管課は、当該請求書が形式的要件に欠ける場合は、補正を命ずるときを除き、次により処理するものとする。

ア　請求者に対し、請求に応ずることができない旨を連絡し、速やかに請求を取り下げるよう要請すること。

イ　請求が取り下げられない場合は、不開示決定等を行い、請求者に開示の場合は個人情報不開示決定通知書(規則様式第7号)を、訂正の場合は個人情報不訂正等決定通知書(規則様式第17号)を送付するとともに、その写しを2部作成し、写しの1部を保管の上、1部を総合窓口に送付すること。

ウ　他の方法により開示請求の趣旨に沿った情報の提供が可能なものについては、その旨を併せて連絡すること。

4　開示の決定

(1)　個人情報の内容の検討

所管課は、請求書が形式的要件を満たしているときは、対象公文書に記録されている情報が北斗市情報公開条例(平成18年北斗市条例第15号)第7条各号に規定する不開示情報に該当するかどうかを検討するものとする。

(2)　開示等の決定期間

総合窓口において請求書を受け付けた日から起算して、開示の場合は15日以内、訂正等又は利用停止の場合は30日以内に所管課は開示等の決定をしなければならない。

(3)　決定期間の延長

災害の発生、年末年始の休暇その他のやむを得ない理由により決定期間を延長する場合には、所管課は、個人情報決定期間延長通知書(規則様式第10号)により、請求者に通知するとともに、その写しを2部作成し、写しの1部を保管の上、1部を総合窓口へ送付するものとする。なお、この場合、次のことに留意するものとする。

ア　延長期間は、総合窓口において請求書を受け付けた日から起算して、開示の場合は45日以内、訂正等又は利用停止の場合は60日以内の範囲内において、必要最小限の期間とすること。

イ　開示請求があった日から起算して15日以内又は訂正等の請求又は利用停止請求があった日から起算して30日以内の決定期間内に、個人情報決定期間延長通知書が請求者に到達するようにしなければならないものとすること。

ウ　個人情報決定期間延長通知書の「延長の理由」欄には、その理由を具体的に記載すること。

(4)　決定期間の特例延長

著しく大量な開示請求により、事務の遂行に著しい支障が生ずるおそれがある場合には、所管課は、個人情報決定期間特例延長通知書(規則様式第11号)により、請求者に通知するとともに、その写しを2部作成し、写しの1部を保管の上、1部を総合窓口へ送付するものとする。なお、この場合、次のことに留意するものとする。

ア　個人情報の開示の決定を行う相当の部分は、できる限り多く、かつ、まとまりのある単位のものとすること。

イ　開示請求があった日から起算して45日以内に、個人情報のすべてについて開示決定等を行っても差し支えないものとすること。

ウ　その他については、前記(3)アからウに準じて取り扱うものとすること。

(5)　内部調整

開示等の決定に当たっては、次により、あらかじめ内部調整を行うものとする。

ア　総合窓口への協議

所管課は、開示等の決定に当たっては、必ず総合窓口に協議しなければならない。なお、この協議は、当分の間、合議方式とする。

イ　関係課との調整

所管課は、対象公文書が、他の課等に関連するものである場合は、当該関係課等と連絡をとり、調整を行うこと。

(6)　第三者情報に係る意見聴取等

対象公文書に市以外のもの(以下「第三者」という。)に関する情報が記録されている場合は、必要に応じ、「5　第三者に関する情報の取扱い」に定めるところにより、当該第三者に対する意見聴取等を行うものとする。

(7)　開示決定の決裁

個人情報の開示等の決定は、市長部局にあっては、市長の決裁事項とする。その他の実施機関にあっては、当該実施機関の定めるところによるものとする。

(8)　決定通知書の記載要領

個人情報開示決定通知書(規則様式第5号)、個人情報部分開示決定通知書(規則様式第6号)、個人情報不開示決定通知書(規則様式第7号)、個人情報訂正等決定通知書(規則様式第16号)、個人情報不訂正等決定通知書(規則様式第17号)(以下「決定通知書」と総称する。)は、次により作成するものとする。

ア　「個人情報の件名又は内容」欄

当該個人情報の件名又は内容を正確に記載すること。

なお、1枚の請求書により複数の個人情報の開示請求等があった場合など、必要がある場合は、1枚の決定通知書に複数の個人情報の件名又は内容を記載することができる。

イ　「開示を実施する日時」欄

開示の日時は、決定通知書が請求者に到達すると思われる日から数日後の勤務時間内の日時を指定するものとし、所管課は、あらかじめ請求者及び総合窓口と電話等で十分連絡をとり、できるだけ請求者の都合の良い日時を指定するものとする。なお、個人情報の写しの交付を郵送により行う場合は、この欄を「斜線」で消すものとする。

ウ　「開示を実施する場所」欄

開示の場所は、原則として総合窓口を指定するものとする。なお、個人情報の写しの交付を郵送により行う場合は、この欄を「斜線」で消すものとする。

エ　「開示しない部分」欄

開示しない情報の概要を、当該情報の内容が判明しないように留意して記載するものとする。

例

・「○○のうち特定個人の住所、氏名」

・「○○のうち、用地買収計画の部分」

オ　「上記部分を開示しない理由」、「開示しない理由」、「訂正等しない理由」欄

条例第14条の該当する号及び具体的理由を記載するものとする。複数の号に該当する場合は、各号ごとにその理由を記載するものとし、この欄に記載しきれないときは、別紙に記載の上、決定通知書に添付するものとする。

カ　「備考」欄

個人情報部分開示決定通知書において、一定の期間(おおむね1年以内)が経過することにより、北斗市情報公開条例第7条各号に該当する理由が消滅することが確実であり、かつ、当該理由が消滅する期日(複数の不開示情報に該当する場合には、すべての不開示情報に該当しなくなる期日)を明らかにすることができる場合は、その期日を記載するものとする。

(9)　決定通知書の送付

ア　所管課は、開示等の決定をしたときは、速やかに決定通知書を作成し、請求者に送付するとともに、その写しを2部作成し、写しの1部を保管の上、処理簿とともに1部を総合窓口へ送付するものとする。

イ　請求のあった日に個人情報の全部を即日開示した場合は、速やかに、処理結果を記録した処理簿を総合窓口へ送付するものとする。

(10)　過去に開示実績のある個人情報の取扱い

所管課は、対象公文書が過去に個人情報の開示実績があり、直ちに開示又は部分開示ができる個人情報については、速やかに、個人情報の開示をするよう努めるものとする。この場合、「(5)内部調整」及び「(6)第三者情報に係る意見聴取等」は、省略することができるものとする。

5　第三者に関する情報の取扱い

(1)　意見聴取の実施

所管課は、対象公文書に第三者に関する情報が記録されている場合は、開示の判断を慎重かつ公正に行うため、北斗市情報公開条例第7条各号に該当するかどうかが明らかであるときを除き、必要に応じて、当該第三者に対する意見聴取を実施するものとする。

(2)　意見聴取の方法

意見聴取は、原則として第三者に対し、当該第三者に関する情報が記録されている個人情報について、開示請求があった旨などを個人情報意見照会書(規則様式第12号)により通知し、個人情報開示決定等に係る意見書(規則様式第13号)の提出を求めることにより行うものとする。この場合、第三者に対して、1週間以内に当該意見書を提出するよう協力を求めるものとする。

(3)　意見聴取事項

第三者からの意見聴取の内容は、次のとおりとする。

ア　個人に関する情報については、プライバシーの侵害の有無及び程度

イ　法人等に関する情報については、不利益の有無及び程度

ウ　国等に関する情報については、事務事業に係る意思形成に対する支障、事務事業の目的達成の困難性又は公正かつ円滑な執行に対する支障等の有無及び程度

(4)　第三者への通知

所管課は、第三者情報について、意見聴取を行った後に開示決定をした場合は、原則として請求者に対する通知と同時に、当該第三者に個人情報開示決定等に係る通知書(規則様式第14号)によりその旨を通知するものとする。

なお、不開示決定をした場合にも、第三者との信頼関係を保つ上から、当該通知書により通知するものとする。

6　個人情報の開示の方法

(1)　個人情報の閲覧の方法

ア　文書、図画(以下「文書等」という。)の場合

原則として、原本を閲覧に供する。

ただし、日常業務に使用している台帳等を閲覧に供することにより支障が生ずるおそれがある、又は汚損等のおそれがあるなどの理由により、原本を閲覧に供することができないときは、文書等を複写したものを閲覧に供するものとする。

なお、この場合の複写に要する費用は、請求者には負担させないものとする。

イ　電磁的記録の場合

電磁的記録の閲覧は、記録された情報を通常の方法により印字装置を用いて紙に出力したものを閲覧に供し、当面の間は、直接、オンライン端末画面等での閲覧は行わないものとする。

なお、この場合の出力に要する費用は、請求者には負担させないものとする。

ウ　録音テープ、録画テープ等の場合

録音テープ、録画テープ等の視聴は、容易に対応できる場合にのみ、再生用機器等を用いて視聴に供するものとする。

なお、同一の録音テープ、録画テープ等に不開示情報が含まれている場合、再生機器等による視聴は行わないものとする。

(2)　個人情報の写しの作成及び交付の方法

ア　個人情報の写しの作成は、原則として所管課の職員が行うものとする。

イ　個人情報の写しの作成に当たっては、請求者と電話等により連絡を取り、写しの作成を行う部分について十分に確認をする。

ウ　写しの交付の部数は、対象公文書1件につき1部とする。

エ　写しの交付に要する経費が膨大となるときは、あらかじめその旨を請求者に説明し、了解を取ることとする。

オ　個人情報の写しの作成は、当該個人情報の原本を乾式複写機により複写して行うものとする。

カ　複写は原則として片面とし、拡大、縮小等の編集は行わないものとする。ただし、請求者から申出がある場合で、複写作業に著しい支障が生じないと認めるときは、拡大し、又は縮小することにより写しを作成し、交付することができるものとする。

キ　個人情報がカラー印刷の場合については、請求者の申出によりカラー印刷に対応した複写機により当該個人情報の写しを作成して、これを交付することができるものとする。なお、両面複写は行わないものとする。

ク　写しを交付する際には、当該写しの余白又は別紙を用いて、「写し」であることの表示を行うものとする。

ケ　交付の方法は、請求者の希望により、総合窓口での交付又は郵送による交付のいずれかにより行うものとする。

コ　電磁的記録のダビング、フロッピーコピー等の複製は行わないものとする。

(3)　個人情報の部分開示の方法

個人情報の部分開示を行う場合における不開示部分の分離及び開示の方法は、原則として次のとおりとする。

ア　開示部分と不開示部分とがページ単位で区分できるとき

不開示部分を取り外して、開示部分のみを開示する。

ただし、契印を押印したもの等取り外しができない場合は、開示部分のみを複写したもの又は不開示部分を紙袋等で覆ったもの等により開示する。

イ　開示部分と不開示部分とが同一ページにあるとき

該当ページを複写した上で、不開示部分をマジック等で塗りつぶしたもの(修正液は使用しない。)を複写したもの又は不開示部分を覆って複写したものを開示する。

7　個人情報の開示の実施

(1)　開示の日時及び場所

個人情報の開示は、決定通知書によりあらかじめ指定した日時及び場所において実施する。

なお、請求者がやむを得ない事情により、指定された日時に来庁できない場合は、所管課は、改めて別の日時を指定することができるものとする。

この場合、改めて決定通知書を送付することは要しないものとするが、変更日時の関係文書への付記及び総合窓口への連絡は必要である。

(2)　開示の準備

所管課の職員は、決定通知書に記載された日時までに、対象公文書を開示場所として指定された総合窓口へ搬入しておくものとする。

なお、汚損等のおそれなどの理由により原本を複写したものを開示する場合及び個人情報の写しの交付が請求されている場合は、あらかじめそれらを準備するものとする。

(3)　決定通知書の確認

所管課の職員は、総合窓口に来庁した者に対して、決定通知書の提示を求め、請求者本人等であること及び個人情報の件名又は内容の確認を行うものとする。

ア　閲覧の実施

所管課の職員は、個人情報を提示し、請求者の求めに応じて、当該個人情報の内容等について説明するものとする。

なお、総合窓口の職員は、原則としてこの閲覧に立ち会うものとする。

イ　閲覧の中止又は禁止

所管課の職員は、閲覧者に対し、個人情報を汚損し、又は破損することのないよう説明するものとする。

閲覧者が、個人情報を汚損し、若しくは破損し、又はこれらのおそれがあると認めるときは、当該個人情報の閲覧を中止させ、又は禁止するものとする。

(4)　開示当日に写しの交付を求められた場合の取扱い

当初の開示請求において、開示の方法の希望が閲覧の請求のみである場合であっても、開示の当日写しの交付を求められたときは、請求書の訂正を求めてその場で写しを交付して差し支えないものとする。

8　費用徴収

(1)　費用の額

条例第4条の規定による個人情報の写しの作成又は送付に要する費用の額は、規則第11条及び規則別表に定めるとおりとする。

(2)　徴収の方法

個人情報の写しの作成及び送付に要する費用は、次の方法により徴収するものとする。

ア　総合窓口で写しを交付する場合

総合窓口で写しを交付する場合は、個人情報の写しの作成に要する費用を現金で徴収するものとし、徴収後、個人情報の写しに領収書を添えて請求者に交付するものとする。

イ　郵送により写しを交付する場合

郵送により写しを交付する場合は、現金(写しの送付に要する費用については、原則として郵便切手により徴収するものとする。)で徴収するものとし、所管課は納入等を確認の後、個人情報の写しに領収書を添えて、請求者に送付するものとする。

(3)　歳入科目

歳入科目は、次のとおりとする。

(款)21．諸収入　(項)5．雑入　(目)3．雑入　(節)2．雑入

9　個人情報の訂正等の実施

個人情報の訂正等をすることと決定したときは、速やかに訂正等を行うものとする。この場合、訂正等の方法は次によるほか、個人情報の内容及び記録媒体の種類に応じて、適切な方法により行うものとする。

また、当該個人情報と同じ情報を所有し、又は利用しているものに対し、その内容を通知し、訂正等を依頼するものとする。

(1)　訂正、追加を実施するとき

ア　誤った個人情報を完全に消去した上で、事実に合致した情報を新たに追加する。

イ　誤った個人情報が記録された部分を二重線で抹消し、余白に朱書き等で事実に合致した情報を記録する。

ウ　別紙により個人情報が誤っていた旨及び事実に合致した内容を記載して添付する。

(2)　削除を実施するとき

ア　削除すべき個人情報を完全に消去する。

イ　削除すべき個人情報が記録された部分を黒塗りする。

ウ　削除すべき個人情報が記録された記録媒体を廃棄する。

第7　審査請求があった場合の取扱い

開示等の決定の処分について、行政不服審査法(平成26年法律第68号)の規定による審査請求があった場合は、次により取り扱うものとする。

1　審査請求書の受付

保有個人情報審査請求書(様式第3号)は、原則として総合窓口で一括して受け付けるものとする。

2　受付後の保有個人情報審査請求書の取扱い

(1)　受付後の保有個人情報審査請求書の取扱い

ア　総合窓口は、受け付けた保有個人情報審査請求書の原本とともに保有個人情報審査請求処理簿(様式第4号)を直ちに所管課へ送付するものとする。

イ　所管課は、保有個人情報審査請求書が形式的要件を満たしていることを確認した上、文書取扱規程に基づき収受の手続を行うものとする。

(2)　保有個人情報審査請求処理簿への記載

所管課の個人情報保護主任は、総合窓口から保有個人情報審査請求処理簿の送付を受けたときは、当該保有個人情報審査請求処理簿に必要事項を記載して、「決定」欄の記入が終了した時点で、総合窓口まで返送するものとする。また、所管課は、常に審査請求に係る処理経過等が把握できるように、当該保有個人情報審査請求処理簿の写しを保管しておくものとする。

3　審査請求の形式要件審査等

(1)　記載事項の確認

所管課は、行政不服審査法の規定に基づき、次の要件について確認の上、保有個人情報審査請求書を受理するものとする。

ア　保有個人情報審査請求書の記載事項の確認

(ア)　審査請求人の氏名及び年齢又は名称並びに住所、連絡先

(イ)　審査請求に係る処分

(ウ)　審査請求に係る処分があったことを知った年月日

(エ)　審査請求の趣旨及び理由

(オ)　処分庁の教示の有無及び内容

(カ)　審査請求の年月日

(キ)　審査請求人が、法人その他の社団又は財団である場合、総代を互選した場合又は代理人によって審査請求をする場合は、その代表者若しくは管理人、総代又は代理人の氏名及び住所

イ　代表者若しくは管理人、総代又は代理人がある場合は、それぞれの資格を証明する書面(法人登記簿の謄本・抄本、代表者若しくは管理人を選任したことを証する総会議事録等の写し、代理人委任状等)の添付の有無

ウ　審査請求期間内(開示等の決定の処分があったことを知った日の翌日から起算して3か月以内)の審査請求かどうか。

エ　審査請求適格の有無(開示等の決定の処分によって、直接に自己の権利利益を侵害されたものかどうか。)

(2)　保有個人情報審査請求書の補正

所管課は、当該審査請求が、上記(1)の要件を満たさず不適法であっても、補正することができるものである場合は、相当の期間を定めて補正を命ずるものとする。

(3)　審査請求についての却下の決定

所管課は、行政不服審査法第47条の規定に基づき、審査請求が次のいずれかに該当する場合には、当該審査請求についての却下の決定を行い、保有個人情報審査請求却下通知書(様式第5号)により審査請求人に通知するとともに、その写しを2部作成し、写しの1部を保管の上、1部を総合窓口へ送付するものとする。

ア　審査請求が不適法であり、かつ、補正不能である場合

イ　補正命令に応じなかった場合

ウ　補正命令に定める補正の期間を経過した場合

(4)　審査請求の受理

所管課は、保有個人情報審査請求書が上記(1)の要件を満たすときは、これを受理し、直ちに、次の手続に入らなければならない。

4　原処分の再検討

(1)　所管課は、保有個人情報審査請求書を受理したときは、直ちに原処分である当該審査請求に係る決定の再検討を行うものとする。

(2)　再検討の結果、実施機関が、審査会に諮問するまでもなく、審査請求の全部認容決定を行い、自主的に原処分である不開示決定、部分開示決定又は訂正等しない旨の決定を取り消し、全部開示決定、審査請求人の主張を満たした部分開示決定又は全部訂正等の決定を行う場合は、審査会への諮問は不要となるものである。

(3)　上記(2)の決定に当たっては、事前に総合窓口に協議するものとする。

5　審査会への諮問

所管課は、不作為に対する審査請求である場合、3の(3)により審査請求を却下する場合及び4の(2)に該当する場合を除き、保有個人情報審査請求書を受理したときは、次に定めるところにより、速やかに審査会に諮問するものとする。

(1)　行政不服審査会諮問書の作成

所管課は、次に掲げる事項を記載した行政不服審査会諮問書(様式第6号。以下「諮問書」という。)を作成するものとする。

ア　保審査請求に係る処分の対象となった個人情報の件名又は内容

イ　保審査請求に係る処分の内容並びに趣旨及び理由

ウ　その他必要な事項

(2)　諮問書の提出

所管課は、諮問書に次に掲げる書類を添付して、総合窓口へ提出するものとする。

ア　保有個人情報審査請求書の写し

イ　保有個人情報開示請求書、保有個人情報訂正等請求書又は保有個人情報利用停止等請求書の写し

ウ　決定通知書の写し

エ　処理簿

オ　その他必要な書類(審査請求の対象となった保有個人情報の写し等)

6　審査会の意見聴取等への対応

所管課の職員は、審査会から、意見若しくは説明を求められた場合又は処分に係る個人情報等必要な資料の提出を求められた場合は、これに応じなければならない。

7　審査会の答申

総合窓口は、審査会から答申があった場合は、直ちに、答申書を所管課に送付するものとする。

8　審査請求に対する裁決

(1)　所管課は、答申書の送付があった場合は、これを尊重して、当該審査請求に対する裁決を行うものとする。

(2)　審査請求に対する裁決は、市長部局にあっては、市長の決裁事項とする。その他の実施機関にあっては、当該実施機関の定めるところによるものとする。

(3)　審査請求に対する裁決を行った場合は、所管課は、裁決書謄本送付書(様式第7号)により、速やかに審査請求人に通知するとともに、その写しを2部作成し、写しの1部を保管の上、1部を総合窓口に送付するものとする。

(4)　所管課は、第6の5に基づき、意見の聴取等を行った第三者に関する情報が記録されている個人情報について、審査請求に係る裁決を変更することとなった場合は、その旨を当該第三者に通知するものとする。このとき、当該開示決定の日と開示を実施する日との間には、少なくとも2週間を置かなければならない。

なお、第三者に関する情報が記録されている個人情報に係る開示決定に対して、当該第三者から審査請求があった場合、審査請求が提起されただけでは開示の実施は停止されないので、審査請求の受付に当たり、審査請求とあわせて執行停止の申立てをする必要がある旨を、審査請求人に対して説明するものとする(行政不服審査法第25条第1項、第2項及び第61条)。

第8　削除

第9　検索資料の作成

総合窓口では、各実施機関が保有する対象公文書の検索資料(目録)を作成及び整備し、一般の閲覧に供するものとする。

第10　苦情処理の事務

1　苦情申出の受付

実施機関が行う個人情報の取扱いに関する苦情の申出については、文書又は口頭により、総合窓口で受け付けるものとする。

2　苦情申出の処理

(1)　苦情の処理は、総合窓口と協議の上、所管課が行うものとする。

(2)　所管課は、苦情の処理の結果を総合窓口へ報告するものとする。

第11　削除

第12　管理者等

1　設置