○北斗市文書管理規程
平成18年2月1日
訓令第11号
目次
第1章 総則(第1条―第4条)
第2章 文書の収受及び配布(第5条―第9条)
第3章 文書の処理(第10条―第17条)
第4章 文書の施行(第18条―第24条)
第5章 文書管理の運営(第25条―第29条)
第6章 その他(第30条―第33条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、文書事務の適正な処理及び能率的な運営を図るため、別に定めるもののほか、その取扱基準に関し必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この規程において「文書」とは、本庁において収受し、発送し、保管し、又は保存するすべての文書をいう。
2 この規程において「部課」とは、北斗市部設置条例(平成18年北斗市条例第8号)に規定する部並びに北斗市行政組織規則(平成18年北斗市規則第1号)に規定する課及び室をいう。
(文書の種類)
第3条 文書の種類は、次のとおりとする。
(1) 法規文書
(2) 公告文書
(3) 令達文書
(4) 一般文書
2 法規文書の種別は、次のとおりとする。
(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するもの
(2) 規則 地方自治法第15条の規定により制定するもの
3 公告文書の種別は、次のとおりとする。
(1) 告示 法令又は職務上の権限に基づき、処分又は決定した事項を一般に公表するもの
(2) 公示 「公示」という形式で一般に公表するもの
(3) 掲示 「掲示」という形式で一般に公表するもの
4 令達文書の種別は、次のとおりとする。
(1) 訓令 市長が所管の機関又は職員に対し、一般的に命令するもの
(2) 訓 市長が所管の機関又は職員に対し、個別的に命令するもの
(3) 達 団体又は個人に対し命令するもの
(4) 指令 申請、出願等に対し、許可、認可等を行うために命令するもの
5 一般文書の種別は、前3項に掲げる以外のもので、次のとおりとする。
(1) 往復文 照会、回答、請求、督促、諮問、答申、報告、協議、依頼、申請、進達、勧告、通知、送付等をいう。
(2) 内部文 伺、報告、復命書、事務引継書等をいう。
(3) その他の文書 協議文、証明文、契約文、表彰文等で前2号に掲げる文書以外の文書をいう。
(帳票等)
第4条 文書事務の取扱いに必要な帳票及び印並びに管理課は、次の表のとおりとする。
第2章 文書の収受及び配布
(到達文書)
第5条 本庁に到達した文書等(小包を含む。)は、総務課において収受し、次の方法により処理しなければならない。
(1) 親展文書及び個人あての文書等は、閉封のままあて名人に配布すること。
(2) 前号以外の文書は、開封し、文書の余白に受付印を押印し、部課ごとに区分けし、当該部課を担任する部長の閲覧に供し、その後部長において主務課長に配布すること。
(3) 前号の場合において、部長は必要があると認めた文書については、副市長の閲覧に供すること。
(4) 現金、有価証券その他これらに準ずるものを同封した文書は、金券配布簿に記載して主務課に配布し、受領印等を徴すること。
(5) 書留文書は、書留配布簿に記載して主務課に配布し、受領印等を徴すること。
(6) 到達文書のうち、到達の日時が行為の効力又は権利の取得、喪失若しくは変更に関係のあるものについては、第2号の手続によるほか収受の時刻を明記すること。
(7) 第1号において、受領者はその文書が公文書であった場合は、直ちに総務課へ返付しなければならない。
2 文書の受付で、市長が特に指定した文書については、前項の規定によらず主務課において、処理することができる。この場合において、主務課は、この文書の処理方法について、総務部長と協議するものとする。
(収受すべきでない文書)
第6条 本庁に到達した文書で収受すべきでないものについては、総務課において返送その他必要な処置をとらなければならない。
(郵便料金の未払等)
第7条 郵便料金の不足又は未払の文書は、官公署から発送されたもの又は総務課長が必要と認めたものに限り、その不足又は未払の料金を支払い、これを収受することができる。
(電話等による受理)
第9条 電話又は口頭により受理した事項のうち、重要なものについては、その要旨を電話(口頭)受理票に記載して処理しなければならない。
第3章 文書の処理
(処理の方法)
第10条 文書の配布を受けた課長は、速やかにこれを処理しなければならない。
2 重要又は異例の文書については、その処理に先立って上司の指示を受けなければならない。
(起案の方法)
第11条 文書の起案は、起案書を用いて、次に掲げるところにより行わなければならない。
(1) 起案書には、必要がある場合には、起案理由、準拠法令、予算関係その他参考となる事項を記載すること。
(2) 起案書には、関係書類を順次に添付し、事件の経過を知りやすいようにすること。
(3) 起案に当たっては、別に定める北斗市公用文作成規程(平成18年北斗市訓令第13号)に従い、簡易、平明、正確に記載すること。
(合議)
第12条 起案書の内容が他の部課に関係のある場合には、その部課に合議しなければならない。
(協議)
第13条 前条の規定により合議を受けた場合において、意見を異にするときは、お互いに協議し、なお、協議が整わないときは、上司の決裁を受けなければならない。
(総務部長への合議)
第14条 次に掲げる起案書案は、総務部長に合議しなければならない。ただし、総務部長の指定するものについては、この限りでない。
(1) 法規文書、公告文書及び令達文書
(2) 議会に提案する議案
(3) 法令の解釈及び運用に関するもの
(4) 不服の申立て及び訴訟に関するもの
(5) 重要な要綱、要領及び契約に関するもの
(6) その他起案書の内容が重要又は異例に属するもの
(決裁区分の表示)
第15条 主務課長は、起案書の内容が市長の決裁を要するものであるときは「甲」の表示を、副市長の専決事項であるときは「乙」の表示を、部長の専決事項であるときは「丙」の表示を、課長の専決事項であるときは「丁」の表示を当該起案書の決裁区分欄に記載しなければならない。
(後閲)
第16条 上司不在のため代決したときにおいて、特に重要又は異例と認めるものは、代決者において「後閲」と明記し、起案者は上司在庁の際、その文書を後閲に供さねばならない。
(決裁文書の取扱い)
第17条 市長及び副市長の決裁済文書は、総務課において主務課へ回付しなければならない。ただし、意見の付いた文書は、総務課を経て主務部長へ回付するものとする。
2 部長の決裁済文書は、部長において主務課へ回付しなければならない。
3 前2項の文書を受けた主務課は、決裁年月日を記入し、直ちに施行しなければならない。
第4章 文書の施行
(印刷等)
第18条 決裁を受けた文書(以下「原議」という。)で、印刷を要するものは、総務課において行う。
2 主務課は、印刷を要する文書がある場合に原議に印刷依頼票を添えて総務課に申し込まねばならない。
3 前項の申込みは、当該文書を必要とする日の7日前までにしなければならない。ただし、急施を要する場合は、この限りでない。
(施行文書)
第19条 起案書で決裁が下り施行するための文書(以下「施行文書」という。)のうち送付を要するものは、その本文の末尾に主務部課係名を括弧を付して表示しなければならない。ただし、条例、規則、告示、表彰状その他これらに類するものについては、この限りでない。
(文書記号及び番号)
第20条 前条本文に規定する文書は、部課ごとに文書記号及び文書番号を付して文書番号簿に記載するものとする。ただし、次に掲げる文書については、この限りでない。
(1) 証明に関する文書
(2) 軽易な文書
(3) 庁内での往復文書
(4) 請求書
(5) 文書記号及び文書番号を付けることを要しないように様式が定められている文書
(6) 前各号に掲げるもののほか、文書記号及び文書番号を付ける必要がないと総務課長が認めた文書
3 第1項の文書番号は、施行の順序に従い、暦年ごとの一連番号を付すものとする。
(法規文書等の記号及び番号)
第21条 法規文書、公告文書及び令達文書(指令を除く。)は、その種別ごとに記号及び番号を付け、令達番号簿に記載するものとする。
3 第1項の番号は、条例、規則、訓令、告示、公示の公布の順序に従い、暦年ごとの一連番号を付すものとする。
(指令文書)
第22条 令達文書中指令文書は、「北斗市指令第 号」の記号を用い、暦年ごとの一連番号を付し、指令番号簿に記載するものとする。
2 前項の指令文書で、補助金交付を目的とする指令にあっては、「北斗市指令(補)第 号」の記号を用い、暦年ごとの一連番号を付し、補助指令番号簿に記載するものとする。
(公印の押印)
第23条 第19条に規定する文書は、公印を押印しなければならない。ただし、次に掲げる文書については、この限りでない。
(1) 庁内での往復文書
(2) 軽易な文書
(3) 案内状、礼状、あいさつ状等の書簡
(4) 祝辞、弔辞その他これらに類する文書
2 契約書、登記文書その他とじ替を禁ずる文書には、そのとじ目に割印をしなければならない。
(発送を要する文書等の取扱い)
第24条 発送を要する文書等は、次により取り扱わなければならない。
(1) 郵送による場合は、主務課で必要な包装をし、差出課名を明記し、定められた発送日当日の午後4時までに総務課に回付すること。
(2) 前号に規定する発送日は、毎週月曜日、水曜日及び金曜日とする。ただし、急施を要する場合は、この限りでない。
(3) 郵送文書等の回付を受けた総務課は、料金後納郵便差出票に必要事項を記載し、発送すること。
(4) 郵送以外の場合には、総務課と協議の上で主務課において必要な手続をし、発送すること。
第5章 文書管理の運営
(ファイリング・システム)
第25条 文書事務の能率向上を図るため、ファイリング・システム(以下「システム」という。)を用いる。
2 前項のシステムの効率的運営のために、ファイリング・システム取扱要領(以下「要領」という。)を別に定める。
3 前項の要領に定めるべき事項は、おおむね次のとおりとする。
(1) システムの目的
(2) システムの基本的事項
(3) 文書の管理者
(4) 文書の保管
(5) 文書の保存
(6) 文書の廃棄
(7) システムの運営
(8) その他
第26条 システムによる文書の取扱いは、要領に従って、正確で速やかに処理し、常に整備して事務能率の向上を図るよう努めなければならない。
第27条 システムの対象外となる文書の保管、保存及び廃棄等の事務処理については、総務課長の指示するところによる。
(文書取扱員)
第28条 部課長は、文書取扱員を指名し、当該部課における次に掲げる事務を処理させるものとする。
(1) 文書事務の指導及び改善に関すること。
(2) 文書の整理、保管、保存及び廃棄に関すること。
(3) システムの運営に関すること。
(4) 帳票管理の運営に関すること。
2 部課長は、文書取扱員を指名したときは、その者の所属氏名を総務課長に報告しなければならない。
(文書取扱員会議)
第29条 総務課長は、必要がある場合、文書取扱員会議を招集し、文書事務の連絡調整を図るものとする。
第6章 その他
(勤務時間外の取扱い)
第30条 勤務時間外に到達した文書は、北斗市処務規程(平成18年北斗市訓令第1号)第27条の規定により処理しなければならない。
2 勤務時間外に発送する文書は、主務課において第24条の規定により処理しなければならない。
(完結文書)
第31条 文書の処理が完結したときは、別に定める北斗市文書編集保存規程(平成18年北斗市訓令第12号)により処理しなければならない。
(発信者)
第32条 文書の発信者名は、市長名を用いなければならない。ただし、軽易なものについては、その性質に応じ、副市長名、部長名、室長名及び課長名を用いることができる。
(支所への適用)
第33条 支所における文書事務の取扱いは、この規程の例によるものとし、各条項の具体的適用については、総務部長と協議の上でこれを行うものとする。
附則
(施行期日)
1 この訓令は、平成18年2月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の日の前日までに、合併前の上磯町文書管理規程(昭和58年上磯町訓令第5号)又は大野町文書管理規程(昭和42年大野町訓令第3号)の規程によりなされた決定、手続その他の行為は、それぞれこの訓令の相当規定によりなされたものとみなす。
附則(平成19年3月16日訓令第3号)
(施行期日)
1 この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の際現にこの訓令による改正前の北斗市処務規程の規定に基づいて作成されている当直日誌又は北斗市文書管理規程の規定に基づいて作成されている電話(口頭)受理票、起案書、令達番号簿若しくは電報処理票の用紙がある場合においては、この訓令による改正後の北斗市処務規程の規定又は北斗市文書管理規程の規定にかかわらず、当分の間、使用することを妨げない。
附則(平成19年3月28日訓令第5号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成19年9月28日訓令第16号抄)
(施行期日)
1 この訓令は、平成19年10月1日から施行する。
附則(平成20年3月25日訓令第5号)
この訓令は、平成20年4月1日から施行する。
附則(平成22年3月31日訓令第6号)
(施行期日)
1 この訓令は、平成22年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の際現にこの訓令による改正前の各訓令の規定に基づいて作成されている用紙等がある場合においては、当分の間、これを取り繕って使用することができる。
附則(平成24年4月1日訓令第13号)
(施行期日)
1 この訓令は、公布の日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の際現にこの訓令による改正前の各訓令の規定に基づいて作成されている用紙等がある場合においては、当分の間、これを取り繕って使用することができる。
附則(平成29年1月30日訓令第2号)
この訓令は、公布の日から施行し、平成28年4月1日から適用する。
附則(令和3年6月23日訓令第33号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(令和4年3月31日訓令第17号)
(施行期日)
1 この訓令は、令和4年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の際現にこの訓令による改正前の各訓令の規定に基づいて作成されている用紙等がある場合においては、当分の間、これを取り繕って使用することができる。
別表第1(第20条関係)
部等 | 課 | 記号 |
総務部 | 出納室 | 北出納 |
総務課 | 北総務 | |
企画課 | 北企画 | |
財政課 | 北財政 | |
税務課 | 北税務 | |
収納課 | 北収納 | |
市民部 | 市民課 | 北市民 |
環境課 | 北環境 | |
七重浜支所 | 北七支 | |
茂辺地支所 | 北茂支 | |
民生部 | 社会福祉課 | 北社福 |
子育て支援課 | 北子育 | |
保健福祉課 | 北保福 | |
国保医療課 | 北国医 | |
経済部 | 農林課 | 北農林 |
水産商工労働課 | 北水商 | |
観光課 | 北観光 | |
建設部 | 土木課 | 北土木 |
都市住宅課 | 北都住 | |
上下水道課 | 北水道 | |
総合分庁舎 | 市民窓口課 | 北市窓 |
別表第2(第21条関係)
文書の種類 | 記号 |
条例 | 北斗市条例 |
規則 | 北斗市規則 |
訓令 | 北斗市訓令 |
訓 | 訓 |
達 | 達 |
告示 | 北斗市告示 |
公示 | 北斗市公示 |
掲示 | 北斗市掲示 |